Privacy e cookie

In breve

• Chi tratta i tuoi dati è Better Together APS, l'associazione che organizza i Ritrovi Urbani a Milano.
• Questo sito non usa cookie, né strumenti di statistica o di pubblicità. Puoi leggerlo senza lasciare traccia.
• Ti chiediamo dati solo quando ti iscrivi alla community, prenoti un ritrovo, diventi socio o usi l'app di Better Together. Ti chiediamo solo quelli che servono.
• Email e messaggi WhatsApp li ricevi solo se hai dato il consenso. Puoi toglierlo quando vuoi.
• Non vendiamo i tuoi dati a nessuno.
• Per qualsiasi domanda o richiesta: better.together.space@gmail.com.

In questa pagina

1. Chi tratta i dati
2. Quando visiti il sito
3. Iscrizione alla community
4. Prenotazioni e contributi
5. Tessera da socio
6. L'app di Better Together
7. Email e WhatsApp
8. Inserzioni su Instagram e Facebook
9. Con chi condividiamo i dati
10. Per quanto tempo
11. Come proteggiamo i dati
12. I tuoi diritti
13. Cookie
14. Modifiche

1. Chi tratta i dati

Il titolare del trattamento è Better Together APS, associazione di promozione sociale, Via Gaspare Spontini 4, 20129 Milano (MI).

Email: better.together.space@gmail.com. Scrivi qui per qualsiasi domanda sui tuoi dati o per esercitare i tuoi diritti.

2. Quando visiti il sito

Il sito www.bettertogetherspace.it non usa cookie, non ha strumenti di statistica e non ha pixel pubblicitari. I caratteri e le immagini sono ospitati sul sito stesso, senza richieste a servizi esterni.

Come ogni sito, il servizio che lo ospita (Vercel) registra per motivi tecnici e di sicurezza alcuni dati della richiesta: indirizzo IP, browser, pagina visitata, data e ora. Li usiamo solo per far funzionare il sito e proteggerlo da abusi (legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR) e restano pochi giorni.

Il sito contiene link ad altri servizi (Instagram, il modulo di iscrizione su HubSpot, Eventbrite, l'app, il Circolo di dialogo). Quando li apri valgono anche le informative di quei servizi.

3. Iscrizione alla community

Quando compili il modulo di iscrizione ci lasci: nome, cognome, genere, età, CAP, email, cellulare, qualche riga su di te e le tue scelte su email e WhatsApp.

• Perché: darti il benvenuto, tenerti informato sui ritrovi, capire chi partecipa per organizzare meglio i ritrovi (per esempio in quali quartieri farli).
• Base giuridica: la tua richiesta di entrare nella community (art. 6.1.b GDPR); per email e WhatsApp di aggiornamento il tuo consenso (art. 6.1.a).
• Dove: il modulo e l'elenco dei contatti stanno su HubSpot.

Usiamo i dati anche, in forma aggregata e senza nomi, per le statistiche interne sulla partecipazione (per esempio quante persone tornano a un secondo ritrovo).

4. Prenotazioni e contributi

Per prenotare un ritrovo ci servono nome, cognome, email e il tipo di quota scelto. Registriamo poi la tua presenza al ritrovo (check-in) e il contributo versato.

• Perché: gestire i posti, l'ingresso e i contributi, tenere la contabilità dell'associazione, sapere quanti ritrovi hai fatto (per esempio per riconoscere la tua prima volta o il tuo abbonamento del mese).
• Base giuridica: la prenotazione che ci chiedi (art. 6.1.b) e gli obblighi contabili e fiscali (art. 6.1.c).
• Dove: oggi le prenotazioni passano da Eventbrite, che tratta i dati anche secondo la propria informativa. Con l'arrivo dell'app passeranno dall'app (punto 6).

I dati della carta li inserisci solo sulle pagine del servizio di pagamento (Eventbrite o Stripe): non arrivano mai a noi. Noi sappiamo solo se il contributo è stato versato.

5. Tessera da socio

Quando prendi la tessera di Better Together APS, lo statuto e la legge sul Terzo Settore ci chiedono di tenere il libro dei soci. Per questo ti chiediamo anche codice fiscale, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza e l'accettazione dello statuto.

• Perché: gestire il rapporto associativo (tessera, libro soci, assemblee, documenti riservati ai soci) e rispettare gli obblighi di legge.
• Base giuridica: il rapporto associativo (art. 6.1.b) e gli obblighi di legge (art. 6.1.c). Senza questi dati non possiamo rilasciare la tessera.

Alcuni spazi che ci ospitano chiedono la tessera di un'altra associazione (per esempio ParteciPrato o ARCI): in quel caso registriamo solo quale tessera hai e per quale anno.

6. L'app di Better Together

L'app (app.bettertogetherspace.it) è lo strumento con cui gestiamo iscrizioni, tessere, prenotazioni, abbonamenti, contributi e ingressi ai ritrovi. Raccoglie i dati descritti ai punti 3, 4 e 5, più quelli che servono a farla funzionare:

• Accesso: entri con un link che ti mandiamo per email (vale 15 minuti) oppure con il tuo account Google. Non ci sono password. Se usi Google, Google ci comunica solo nome ed email verificata.
• Tessera con codice QR: all'ingresso il volontario legge il QR o cerca il tuo nome per registrare la presenza.
• Storico dei consensi: per ogni consenso dato o tolto teniamo data e versione del testo, per poter dimostrare le tue scelte.
• Email automatiche: conferme di prenotazione e di tessera, avvisi se un ritrovo cambia o viene annullato, nuovi documenti per i soci. Sono legate al servizio che hai chiesto e non hanno tracciamento di aperture o clic.
• Sicurezza: per bloccare tentativi di abuso (per esempio troppe richieste di accesso) teniamo l'indirizzo IP per al massimo un giorno. Gli errori tecnici dell'app vengono registrati senza indirizzo IP, cookie o dati dei moduli.
• Storico importato: se eri già nella community, l'app riprende da HubSpot i tuoi dati e la storia delle tue partecipazioni, così non devi rifare nulla.

Dentro l'app i volontari e lo staff vedono solo i dati che servono al loro ruolo: chi gestisce l'accoglienza, per esempio, non vede il codice fiscale. Ogni modifica importante viene registrata con chi l'ha fatta e quando.

Dall'area personale puoi correggere i tuoi dati, cambiare le scelte su email e WhatsApp e scaricare tutti i tuoi dati in un file.

7. Email e WhatsApp

Se ci dai il consenso, ti scriviamo per email (calendario, novità, iniziative dell'associazione) e su WhatsApp (benvenuto, promemoria dei ritrovi, rinnovi). I due consensi sono separati e facoltativi: puoi prenotare anche senza darli.

Puoi toglierli in ogni momento: con il link in fondo alle email, scrivendo "stop" su WhatsApp, dall'area personale dell'app o scrivendoci. Gli invii automatici passano da HubSpot (email) e da n8n (WhatsApp).

8. Inserzioni su Instagram e Facebook

Facciamo conoscere i ritrovi con inserzioni su Instagram e Facebook (Meta). Per mostrarle a persone simili alla nostra community, o per non mostrarle a chi già partecipa, carichiamo su Meta elenchi di email e numeri di telefono degli iscritti. Meta li riceve in forma cifrata (hash), li usa solo per trovare la corrispondenza con i suoi account e poi li cancella.

Sulle pagine di Eventbrite è attivo il pixel di Meta, che misura le prenotazioni nate dalle inserzioni. Con l'app questa misura avverrà dal nostro server (Conversions API), sempre con dati cifrati.

Base giuridica: il nostro legittimo interesse a far conoscere l'associazione (art. 6.1.f). Puoi opporti in qualsiasi momento scrivendoci: ti togliamo da questi elenchi senza conseguenze sulla tua iscrizione.

9. Con chi condividiamo i dati

I dati li vedono solo il consiglio direttivo, i volontari e lo staff che ne hanno bisogno per il loro compito, autorizzati e istruiti. Usiamo poi questi fornitori, che trattano i dati per nostro conto o, dove indicato, come titolari autonomi:

Quando i dati vanno fuori dall'Unione Europea (per esempio negli Stati Uniti), il trasferimento è protetto dall'EU-US Data Privacy Framework o dalle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea. Puoi chiederci l'elenco aggiornato dei fornitori e una copia delle garanzie.

Comunichiamo i dati alle autorità solo quando la legge lo impone.

10. Per quanto tempo

• Iscrizione alla community: finché non chiedi di essere cancellato.
• Consensi a email e WhatsApp: finché non li togli. Lo storico delle tue scelte resta come prova finché resti iscritto.
• Tessera e libro soci: per tutta la durata dell'iscrizione all'associazione e per i 10 anni successivi, come richiesto per i libri sociali.
• Prenotazioni, presenze e contributi: 10 anni, per gli obblighi contabili e fiscali.
• Dati tecnici dell'app: indirizzi IP al massimo 1 giorno; link di accesso 15 minuti; registro degli invii automatici 90 giorni.
• Copie di sicurezza dell'app: 30 giorni, cifrate. Se cancelliamo i tuoi dati, spariscono anche dalle copie entro questo tempo.
• Dati tecnici del sito: pochi giorni.

11. Come proteggiamo i dati

• Tutte le connessioni sono cifrate (HTTPS).
• Nell'app non ci sono password da rubare: si entra con un link temporaneo o con Google.
• Il codice fiscale è cifrato nel database.
• Il database non è raggiungibile da internet; le copie di sicurezza sono cifrate, in Europa e bloccate contro la cancellazione.
• Ogni persona dello staff vede solo i dati del proprio ruolo.

12. I tuoi diritti

In ogni momento puoi chiederci di:

• sapere quali dati abbiamo su di te e averne una copia;
• correggerli o completarli;
• cancellarli, salvo quelli che la legge ci obbliga a tenere (per esempio la contabilità);
• limitarne l'uso;
• riceverli in un formato leggibile da un computer, per portarli altrove (nell'app: area personale, "Scarica i miei dati");
• opporti all'uso basato sul nostro legittimo interesse, comprese le inserzioni (punto 8);
• togliere un consenso, senza effetto su quanto fatto prima.

Scrivi a better.together.space@gmail.com: ti rispondiamo entro un mese. Se pensi che i tuoi dati siano trattati in modo scorretto, puoi fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Non prendiamo decisioni automatiche che abbiano effetti importanti su di te.

13. Cookie

Questo sito

Non usa cookie né altri strumenti di tracciamento (nemmeno la memoria del browser). Per questo non trovi nessun banner da accettare.

L'app

Usa solo cookie tecnici, necessari per tenerti collegato in modo sicuro dopo l'accesso. Non servono a profilarti, non vengono condivisi e per legge non richiedono il consenso. Spariscono quando esci o quando la sessione scade.

Servizi esterni

Il modulo di iscrizione (HubSpot), le pagine di Eventbrite, la pagina di pagamento di Stripe, l'accesso con Google e Instagram sono su siti di altri, che usano i propri cookie e ti chiedono il consenso quando serve.

14. Modifiche

Se cambia qualcosa nel modo in cui trattiamo i dati aggiorniamo questa pagina, con il numero di versione e la data in alto. Se il cambiamento è importante e ci hai lasciato la tua email, te lo diciamo.